Si has cerrado tu empresa o estás en proceso de hacerlo, es probable que te surja una pregunta importante: ¿Cuánto tiempo debo conservar los documentos de mi empresa cerrada? Aunque cerrar un negocio puede parecer el final de una etapa, es crucial recordar que la ley requiere que se conserven ciertos documentos durante un período específico de tiempo. En este artículo, exploraremos cuánto tiempo se deben mantener dichos documentos y la importancia de hacerlo correctamente. ¡Sigue leyendo para obtener los detalles!
La importancia de mantener la confidencialidad de los documentos comerciales
Tanto en el ámbito profesional como en el privado, determinados documentos deben conservarse durante un tiempo determinado. Lo mismo se aplica a los comercios que están cerrados.
¿Pero sabes porqué?
No, no se trata sólo de molestarte. Estos documentos son realmente útiles. Puede que nunca necesites utilizarlos, pero es mejor tenerlos que no hacerlo. De hecho, pueden resultarte útiles en los siguientes casos:
- disputar ;
- de Control administrativo como la URSSAF;
- También son útiles para probar la existencia de un derecho u obligación.
Estos papeles También nos permiten comprender la historia de una empresa. Entonces pueden tener algún valor. Además, son una valiosa fuente de información para los archivos públicos en términos históricos, económicos y sociológicos.
En resumen, es importante conservarlos en caso de que le pidan que los presente, lo que puede suceder. incluso años después del cierre de su empresa.
Los plazos de conservación legales dependen del tipo de documentos.
Ahora que sabes por qué es necesario conservar tus documentos, pasemos al siguiente paso: ¿Cuánto tiempo se deben conservar los papeles? ? Esta pregunta no es fácil de responder porque depende de su naturaleza, como verás a continuación.
Documentos de personal
Existen numerosos documentos relacionados con los recursos humanos. Esto incluye las nóminas, el registro de personal, los contratos de trabajo, los documentos de la seguridad social, el saldo de todas las cuentas… la lista es muy larga. Afortunadamente, Su vida útil es común para todos y es de cinco años.
Documentos civiles y contratos mercantiles
Ojo, aquí es donde la cosa se complica. No todos los documentos tienen el mismo periodo de conservación. Aclaremos.
tienes que mantener 2 años :
- Pólizas de seguro (dos años después de la terminación).
Papeles para conservar 3 años :
Documentos a conservar 5 años :
- documentos relacionados con la propiedad intelectual;
- Expedientes de abogados (fin de mandato).
lo que debes conservar 30 años :
- Contratos de adquisición o transmisión de bienes inmuebles o terrenos.
Los demás documentos se conservan durante cinco años. Este es el caso de las facturas, pedidos, entregas, etc.
Documentos fiscales
Se deben conservar los documentos fiscales. seis años. eso esta estipulado en el Artículo L102B del Código de Procedimiento Tributario. Este último especifica lo siguiente:
“Los libros, registros, documentos o documentos sobre los que puedan ejercerse los derechos de comunicación, investigación y control de la administración deberán conservarse por el plazo de seis años.”
Por supuesto, deberás conservar todo lo que te concierne durante este periodo. Impuestos, ya sean sobre la renta o corporativos. y eso impuestos directos locales, Beneficios (industrial, comercial y no comercial), la CFE (impuesto sobre la propiedad de las empresas), la creación de valor de las empresas y el IVA.
El retraso comienza a partir de la última operación registrada en el registro. También puede comenzar a partir de la fecha de creación de los documentos.
También tenga en cuenta que puede haber retrasos. en caso de fraude, hasta diez años (trabajo oculto, fraude fiscal, etc.).
Documentos contables
Se deben conservar los documentos contables. 10 años después del cierre de la empresa. Esto se aplica a libros y registros como el libro mayor, el libro de inventario o el libro diario.
Conserva también tus recibos como pedidos, recibos, albaranes, facturas, etc.
Documentos sociales
Los documentos sociales son papeles relacionados con los estados financieros anuales, como el balance y la cuenta de pérdidas y ganancias. Tienes que conservarlos diez años.
Se deben mantener los estatutos de la empresa. 5 años desde la baja de la empresa el registro mercantil y de sociedades.
Todas las demás citaciones, poderes, listas de asistencia, informes de supervisor, etc. deben conservarse. 3 años.
Considere archivar sus documentos en línea para limitar el riesgo de pérdida
No hay nada más molesto que buscar el papel que necesitas, sobre todo cuando ya no lo utilizas a diario.
Entonces tienes que pensar en todo. clasificar y archivar De esta forma tendrás todo a tu alcance el día que necesites buscarlo.
Haga su vida más fácil almacenando sus documentos en línea. Todo lo que tienes que hacer es elegir un servicio de almacenamiento (en línea, por supuesto). Esto no sólo le ahorra pasar horas buscando un documento, sino que también evita que los papeles se dañen. Finalmente, tienes la opción de compartirlos con un solo clic.
No conservar registros corporativos: posibles sanciones
Seamos realistas, muchas veces sucede que tiramos papeles que deberíamos haber conservado…
Y no es necesariamente muy grave, aunque la ley nos obligue a conservarlos y es mejor tenerlos a mano.
Pero a veces tirar cosas antes del tiempo permitido puede dar lugar a sanciones. Es el caso de Documentos fiscales. Según el artículo 1734 del Código General Tributario, entonces estás expuesto a peligro una multa de 10.000 euros… suficiente para hacerte pensar.
La otra desventaja no es más agradable. En caso de litigio, si ha tirado sus documentos a la basura, ya no tendrá ninguna prueba de su buena fe. Es un riesgo bastante grande que no se debe correr.
Documentos relacionados con la contratación (currículum, entrevista): ¿deberíamos discutirlos?
¿Tiene realmente sentido conservar los CV o los documentos de las entrevistas de los antiguos candidatos?
En realidad no, especialmente porque estos documentos contienen información personal. Por tanto, la CNIL recomienda que se conserven como máximo dos años después del último contacto con el candidato.
El objetivo es proteger a los candidatos de la filtración de datos sobre ellos.
El plazo de conservación ha expirado: ¿qué hacer con los documentos?
¿Han pasado los plazos y quieres deshacerte de todos esos documentos voluminosos que han quedado inservibles?
Tiene todo el derecho a hacerlo y Marie Kondo aprobaría este enfoque. Pero ojo, no tienes que hacer nada. Los documentos de la empresa o de la empresa contienen datos sensibles que no deberían ser para todos.
hubieras entendido No los tires en tu bolsa de reciclaje. que pondrás en tu acera. Tenemos que hacer las cosas de manera diferente.
El mejor método es Rectificado profesional. Esta tecnología segura hace imposible que incluso los expertos en rompecabezas más experimentados lean documentos.
Para ello, debe ponerse en contacto con empresas cuya credibilidad haya verificado o con archivos departamentales que garanticen la confidencialidad.
Tenga en cuenta que estos papeles se reciclarán una vez destruidos.
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¿Cuánto tiempo se deben conservar los documentos de una empresa cerrada?
La conservación adecuada de los documentos de una empresa es una responsabilidad crucial para cualquier propietario de negocio. Los documentos desempeñan un papel fundamental en la llevanza de las operaciones y pueden ser necesarios en caso de auditorías, litigios u otros asuntos legales. Pero, ¿qué ocurre cuando una empresa cierra sus puertas? ¿Cuánto tiempo se deben conservar sus documentos? Aquí responderemos estas preguntas frecuentes para ayudarte a comprender mejor tus obligaciones legales.
¿Cuánto tiempo se deben conservar los documentos contables y financieros de una empresa cerrada?
Los documentos contables y financieros de una empresa cerrada deben conservarse durante un período determinado de tiempo para cumplir con los requisitos legales y fiscales. Aunque los plazos pueden variar según el país y la legislación local, a continuación se presentan algunos plazos comunes:
- Facturas y recibos: Se recomienda conservar las facturas y recibos relacionados con la empresa cerrada durante al menos 5 años. Estos documentos pueden ser necesarios para demostrar transacciones comerciales, deducciones fiscales y otros propósitos.
- Registros de impuestos: Los registros de impuestos, como las declaraciones de impuestos sobre la renta, los informes de IVA y otros documentos relacionados, generalmente deben mantenerse durante un período de 5 a 7 años. Esto es importante para cumplir con las regulaciones fiscales y las auditorías posteriores.
- Registros contables: Los registros contables, como los libros mayores, los libros de cuentas y los registros financieros, suelen ser requeridos por al menos 10 años. Estos documentos pueden ser necesarios para evaluar las transacciones pasadas, resolver disputas y otras actividades relacionadas con la contabilidad.
- Contratos y acuerdos: Los contratos y acuerdos importantes, como los contratos de arrendamiento, los contratos de empleo y otros documentos similares, deben conservarse durante un período significativo de tiempo. Se recomienda al menos 10 años para proteger los intereses y derechos de las partes involucradas.
¿Cómo deben conservarse los documentos de una empresa cerrada?
Además de la duración del tiempo de conservación, la forma en que se almacenan los documentos también es importante. Aquí hay algunos consejos a considerar:
- Organización: Clasifica y organiza los documentos de manera sistemática para facilitar su búsqueda y recuperación.
- Almacenamiento seguro: Utiliza medios de almacenamiento adecuados, como carpetas físicas, archivos en línea o servicios de almacenamiento en la nube, para proteger los documentos de daños, incendios o extravío.
- Etiquetado: Etiqueta los documentos claramente con información como la fecha, el tipo de documento y el período de conservación requerido.
- Destrucción segura: Cuando llegue el momento de deshacerse de los documentos después de que expire el período de conservación, asegúrate de hacerlo de manera segura y confidencial para garantizar la protección de la información personal y sensible.
Recuerda consultar las regulaciones específicas de tu país y buscar asesoramiento legal o contable para obtener información precisa sobre la conservación de documentos de una empresa cerrada. Es importante cumplir con las leyes aplicables y evitar consecuencias legales o fiscales.
Si deseas obtener más información sobre este tema, te recomendamos consultar los siguientes recursos:
- Ministerio de Hacienda – [Nombre de la entidad gubernamental que regula los impuestos en tu país]
- Cámara de Comercio – [Nombre de la cámara de comercio en tu país]
- Servicio de Impuestos Internos – [Nombre del organismo de impuestos en tu país]