6 consejos para mejorar la gestión de informes de gastos

La gestión de informes de gastos es una tarea fundamental para cualquier empresa. Sin embargo, en ocasiones puede resultar complicado y tedioso llevar un control adecuado de todas las transacciones económicas. Es por ello que en este artículo te presentamos 6 consejos que te ayudarán a mejorar la gestión de informes de gastos y optimizar así el funcionamiento de tu negocio. ¡No te los pierdas!

En muchas profesiones y sectores profesionales, los informes de gastos son obligatorios debido a los frecuentes viajes de los empleados. Este es un proceso que puede llevar mucho tiempo, pero que puede facilitarse con algunos consejos y sugerencias. Por lo tanto, puede ser más eficaz si simplemente se desarrollan algunos buenos hábitos. Esto facilita el trabajo tanto del empleado que los declara como de la empresa que los gestiona y valida.

6 consejos para mejorar la gestión de informes de gastos

Ser organizado

No siempre es fácil para los empleados guardar sus informes de gastos en un lugar seguro y luego encontrarlos cuando llega el momento de crearlos dentro de la empresa. Para evitar este tipo de problemas lo más sencillo es optar por una nueva aplicación que puede resultar muy útil en la práctica. Gestión de informes de gastos.. Esto significa que los recibos se pueden archivar digitalmente en cuestión de segundos.

Esto tiene varias ventajas: no más recibos perdidos y no más problemas con la validación y el reembolso, que es mucho más rápido sin perder tiempo buscando el recibo que corresponde al importe declarado. Una valiosa ayuda tanto para la empresa como para sus empleados, ya sea que necesiten viajar a Francia o a cualquier parte del mundo.

Ganar Tiempo

Las aplicaciones ahorran tiempo. De hecho, permite Gestionar el IVA sin que el responsable tenga que realizar complejos cálculos para validar los informes de gastos. De hecho, el IVA recuperable es un activo importante para la empresa, pero también es una evidente pérdida de tiempo para la empresa.

toma el resumen Informes de gastos en tiempo real

6 consejos para mejorar la gestión de informes de gastos

Hoy en día es posible escanear recibos en tiempo real, evitando retrasos en el reembolso. Hacer un inventario o encontrar todos los recibos son tareas que al final llevan tiempo, más aún si hay que buscarlos por todos lados. Cuando sus empleados pagan comida, combustible, etc. cada vez y escanean sus recibos sobre la marcha, ahorran un tiempo valioso que pueden dedicar a su negocio principal. Esto es un beneficio tanto para la empresa como para sus empleados y aquí también las aplicaciones ofrecen un servicio eficiente.

Archivarlos Ingresos

Por supuesto, el empleado deberá conservar los recibos originales para documentar sus gastos. Sin esto, la empresa no puede reembolsar los costes. El cliente también deberá conservarlos y deben ser completamente legibles en caso de inspección. Es una tarea tediosa que requiere tiempo y espacio. Gracias a estas aplicaciones, este trabajo se simplifica notablemente para ambas partes. No más problemas de desgaste al dejarlo en el bolsillo del empleado, no más roces o desgarros que los dañen o provoquen la pérdida de información importante. Entonces el empresario podrá conservar estos documentos en perfecto estado.

Establecer una línea precisa en términos de gastos

En este contexto, parte de los gastos, aprobados o no, ya están determinados por Urssaf y los impuestos, pero el director ejecutivo tiene la oportunidad de establecer su propio código administrativo.

Esto permite agilizar y aclarar al máximo todo el proceso en la empresa; Una vez que la política de gasto es suficientemente clara y precisa, las sorpresas desagradables son limitadas.

Por este motivo, es importante dejar constancia por escrito de todo lo que tiene que ver con el reembolso. Cada empleado debe comprender y saber plenamente lo que puede y no puede hacer.

¿Qué tipos de gastos están totalmente cubiertos: viajes, comidas, alojamiento y en qué contexto?

¿Cuándo se realizará el reembolso?

¿Cuál es el límite de gasto según el puesto?

¿Qué documentos e información se requieren para el reembolso?

La integración de la Gestión en otros sistemas.

6 consejos para mejorar la gestión de informes de gastos

Gestionar los informes de gastos es muy importante para una empresa, pero también requiere mucho tiempo. También es una fuente potencial de error y fraude y requiere energía y recursos humanos.

Esta tarea, que no genera ningún valor añadido para las operaciones de la empresa, sigue siendo esencial. Por este motivo, es muy útil rodearse del mayor número de herramientas posibles que le ayuden en su día a día.

Se puede integrar fácilmente en la contabilidad, haciéndola más sencilla y natural. Las nuevas herramientas en forma de aplicaciones reducen el riesgo de fraude o errores.

Lea también: ¿Cuánto tiempo se deben conservar los documentos de una empresa cerrada?

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6 consejos para mejorar la gestión de informes de gastos

Cuando se trata de administrar los informes de gastos de tu empresa, es crucial contar con un sistema eficiente y preciso para evitar problemas financieros y mantener un control sólido sobre los gastos corporativos. Aquí te presentamos seis consejos para mejorar la gestión de informes de gastos y optimizar tus procesos.

1. Establece políticas claras de gastos

Es esencial definir políticas claras y específicas relacionadas con los gastos corporativos. Estas políticas deben incluir qué tipos de gastos son aceptables y cuáles no. Además, es importante establecer límites de gastos para cada categoría y proporcionar orientación sobre el uso adecuado de tarjetas de crédito corporativas.

Referencia: Contabilidae

2. Utiliza herramientas de gestión de gastos

Las herramientas de gestión de gastos son una excelente forma de simplificar y automatizar el proceso de informes de gastos. Estas herramientas te permiten digitalizar recibos y facturas, rastrear automáticamente los gastos y generar informes detallados en tiempo real. El uso de estas herramientas puede ahorrarte tiempo y reducir errores.

Referencia: Gestiona.com

3. Establece un proceso eficiente de aprobación

Para evitar retrasos y mantener un flujo de trabajo eficiente, es crucial establecer un proceso de aprobación claro y rápido para los informes de gastos. Define quién es responsable de aprobar los informes y establece plazos específicos para su revisión y aprobación. Esto ayudará a evitar la acumulación de informes y a mantener un flujo constante.

4. Capacita a tus empleados

Es fundamental capacitar a tus empleados sobre las políticas de gastos y el uso de las herramientas de gestión. Proporciona capacitación regular para que estén familiarizados con los procesos y las pautas establecidas. Esto ayudará a garantizar que los informes de gastos sean precisos y estén en conformidad con las políticas empresariales.

Referencia: EQ Gestión de Proyectos

5. Realiza auditorías internas periódicas

Realizar auditorías internas regulares es esencial para mantener la integridad de los informes de gastos. Estas auditorías te permiten detectar posibles fraudes o malas prácticas y corregirlos de inmediato. Además, las auditorías internas ayudan a verificar el cumplimiento de las políticas de gastos y a identificar áreas de mejora en la gestión.

Referencia: Lawson Software

6. Automatiza la conciliación de gastos y los reembolsos

Automatizar la conciliación de gastos y los reembolsos acelera los procesos y reduce la carga administrativa. Utiliza herramientas que permitan conciliar automáticamente los gastos registrados con los extractos bancarios y realizar reembolsos de manera rápida y eficiente. Esto agilizará tus procesos y mejorará la experiencia para tus empleados.

Referencia: Epam

Al implementar estos consejos, podrás mejorar significativamente la gestión de informes de gastos en tu empresa. Recuerda que una gestión adecuada de los gastos contribuye a la optimización financiera y al crecimiento empresarial.

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