La gestión de documentos es esencial para cualquier empresa, pero ¿sabes cuánto tiempo debes conservarlos? En este artículo, te daremos todas las respuestas que necesitas. Descubre las regulaciones y plazos establecidos para la conservación de documentos en una empresa cerrada. Asegúrate de estar al tanto de lo que dicta la ley y evita problemas legales en el futuro. ¡Prepárate para adentrarte en el apasionante mundo de la conservación documental!
La importancia de mantener la confidencialidad de los documentos comerciales
Cree que es necesario mantener los registros de su empresa, pero no sabe por qué. Tenga en cuenta que todos los documentos están relacionados con la gestión de la empresa. debe ser archivado para simplificar sus procesos administrativos y servir como prueba en caso de incidenteInvestigación de la autoridad tributaria, investigación de la inspección del trabajo o disputa con un ex empleado o proveedorPor ejemplo.
Tenga en cuenta que algunos de estos papeles pueden dañarse registros históricos a lo largo del tiempo y por tanto representan una fuente de información económica y social sobre la zona en la que tiene su sede la empresa.
Los plazos de conservación legales dependen del tipo de documentos.
Después de que su empresa sea liquidada, se encontrará en elObligación de conservar todos los documentos relativos a la gestión de su empresa.
Dependiendo del tipo de recibos, el plazo de conservación puede ser mayor o menor. Definitivamente tenlo en cuenta Los estatutos K-bis de la institución que ha cesado sus actividades deben archivarse por 5 años..
Documentos de personal
De conformidad con el Código del Trabajo, el Código Civil y el Código de la Seguridad Social Todos los documentos relacionados con los recursos humanos de la empresa deben conservarse durante 5 años..
Esto incluye recibos de sueldo, contratos firmados, bonificaciones pagadas, compensaciones, saldos de cuentas, lesiones laborales e información del plan de jubilación.
Documentos civiles y contratos mercantiles:
- todos los contratos comerciales, documentos relacionados con el transporte de mercancías, documentos bancarios, solicitudes de patentes, expedientes legalesdebe mantenerse durante este tiempo 5 años ;
- todo sobre declaraciones aduaneras debe archivarse durante 3 años;
- Facturas, contratos desmaterializados, correspondencia comercial, albaranes o albaranes de pedido. debe conservarse durante 10 años;
- Contratos de adquisición o transmisión de bienes inmuebles y terrenos debe conservarse durante 30 años.
Documentos fiscales
Según el artículo L102B del Código de procedimiento fiscaltodos los registros que muestran las ganancias de la empresa, impuestos locales, impuestos sobre la propiedad comercial, impuestos, etc. deberán conservarse durante un periodo de 6 años.
Este período aumenta a 10 años si se descubre que su actividad es fraudulenta.
Documentos contables
Todos los recetarios contables deben conservarse durante 10 años.. Lo mismo se aplica también a Vales como pedidos, facturas.
Este plazo comienza el día del cierre de la empresa y no en la fecha de emisión.
Documentos sociales:
- Documentos relacionados con los estatutos de la empresa. deberá conservarse durante 5 años a partir de la fecha de baja del registro mercantil.
- Todo sobre informes empresariales. Duradero durante 10 años.
- sobre los informes de las juntas administrativas, los poderes, las listas de asistenciaTienen una vida útil de 3 años.
Archivo digital para limitar el riesgo de pérdida de documentos empresariales
Como director, tenga en cuenta que tiene derecho legal a hacer esto. todos los datos de tu empresa de forma digital. Gracias al almacenamiento en línea, estás limitado el riesgo de pérdida o daño.
Sanciones por no conservar registros corporativos
Incumplimiento de la ley de retención de registros corporativos te expone a sanciones.
Si no archiva sus documentos fiscales, podría enfrentarse a una multa de 5.000 €. Además de las sancionesCorre el riesgo de no poder protegerse y demostrar su valía en caso de un conflicto con un cliente, proveedor o empleado.
¿Qué pasa con los documentos de empleo (currículum, entrevista)?
La CNIL recomienda conservar Documentos recopilados para una entrevista. durante 2 años. Además, pueden destruirse.
El plazo de conservación ha expirado: ¿qué hacer con los documentos?
Tan pronto como haya cumplido el plazo legal de archivo, deberá deshacerse de todos los documentos.
Para destruir archivos obsoletos, es mejor hacer esto realizar un pulido seguro buscando ayuda profesional. Luego, los restos de papel se reciclan.
Además de registrarse en un enfoque ecológicoeso te garantiza destrucción completa de datos De tu empresa. Alguno empresas especializadas Ofrecer este tipo de servicio, de lo contrario Puedes ir a los archivos del departamento. para molerlos.
En resumen
El almacenamiento de documentos relacionados con las actividades de una empresa es una obligación legalincluso después del cierre de la empresa.
Dependiendo del tipo de archivo, el periodo de conservación es más o menos largo.
El incumplimiento de esta obligación te expone a sanciones. Si tienes dudas, no lo dudes. Acércate a la administración Para descubrir mas.
Empresa cerrada: ¿Cuánto tiempo se deben conservar los documentos?
Cuando una empresa cierra sus puertas, es importante saber cuánto tiempo se deben conservar los documentos. La legislación varía según el país y el tipo de documento, pero existen pautas generales que pueden ayudar a establecer un marco de referencia para la conservación de documentos.
¿Qué documentos se deben conservar?
En general, se recomienda conservar los siguientes documentos:
- Documentos financieros: incluyen estados financieros, informes de impuestos, registros de nómina y facturas de proveedores.
- Documentos legales: tales como contratos, acuerdos, escrituras y licencias.
- Documentos de recursos humanos: como registros de empleados, expedientes de contratación y evaluaciones de desempeño.
- Documentos de propiedad intelectual: como patentes, marcas registradas y derechos de autor.
- Documentos de seguros: como pólizas, reclamaciones y registros de pagos.
- Documentos de cumplimiento y auditoría: incluyendo informes de auditoría, registros de inspecciones y permisos.
Referencia: https://www.gob.mx/hacienda/file/293507
¿Durante cuánto tiempo se deben conservar los documentos?
La duración de la conservación de documentos puede variar según el tipo de documento y las regulaciones gubernamentales. Aquí hay algunas directrices generales:
- Documentos financieros: por lo general, se recomienda mantenerlos durante al menos 5 años.
- Documentos legales: dependiendo del país y la naturaleza del documento, pueden tener diferentes periodos de conservación. Algunos documentos legales, como contratos y escrituras, pueden requerir una conservación indefinida.
- Documentos de recursos humanos: se recomienda conservarlos durante al menos 6 años después de que un empleado deje la empresa.
- Documentos de propiedad intelectual: deben conservarse durante toda la vigencia de los derechos de propiedad intelectual.
- Documentos de seguros: se recomienda conservarlos mientras la póliza esté vigente y durante un tiempo adicional después de su vencimiento.
- Documentos de cumplimiento y auditoría: el período de conservación puede variar según la legislación, pero se aconseja mantenerlos durante al menos 5 años.
Referencia: https://diariojuridico.com/que-documentos-hay-que-conservar-tras-cerrar-la-actividad-de-una-empresa/
¿Cómo pueden los documentos ser conservados?
Existen diferentes opciones para la conservación de documentos, incluyendo:
- Archivos físicos: manteniendo los documentos en carpetas, archivadores o cajas de archivos en un lugar seguro y protegido de daños o incendios.
- Archivos digitales: escaneando los documentos y almacenándolos en formato digital en discos duros, servidores o servicios de almacenamiento en la nube.
- Servicios de almacenamiento: utilizando servicios de almacenamiento de documentos en línea que ofrecen seguridad y acceso fácil a los archivos.
Independientemente del método elegido, es importante mantener una organización adecuada y asegurarse de que los documentos se encuentren en un lugar accesible para futuras consultas.
Referencia: https://www.captio.net/blog/como-archivar-documentacion-empresa
Recuerda que estas pautas son solo recomendaciones generales y es siempre aconsejable consultar con un profesional o asesor legal de confianza que pueda adaptarlas a las necesidades y regulaciones específicas de tu país y situación empresarial. Asegurarse de conservar los documentos de manera adecuada es fundamental para garantizar el cumplimiento legal y facilitar cualquier consulta o auditoría en el futuro.