¿Alguna vez te has preguntado cómo mejorar la gestión de tus contratos? En el mundo empresarial, el manejo adecuado de los contratos es crucial para el éxito de cualquier organización. Desde garantizar la exactitud de los términos y condiciones hasta asegurar un seguimiento efectivo, la gestión de contratos puede ser un desafío para muchos. Afortunadamente, existe una solución que puede facilitarte este proceso: el Contrato de Gestión del Ciclo de Vida, también conocido como CLM (Contract Lifecycle Management). En este artículo, descubrirás qué es un CLM y cómo puedes utilizarlo para gestionar adecuadamente tus contratos. Así que sigue leyendo y descubre cómo optimizar tu gestión contractual con un CLM.
Una empresa está obligada a celebrar numerosos contratos con sus proveedores u otros socios. Para poder centralizarlos y monitorizar su aplicación, un software de gestión basado en el modelo Contract Life Cycle Management (o CLM, en inglés) es una herramienta de gestión muy útil.
Beneficios de vez
La adopción de una solución de gestión de contratos como CLM permite la automatización de todas las fases del desarrollo del contrato. Esto ahorra un tiempo valioso a los responsables de redactar los contratos y supervisar su aplicación.
Además, la selección es tal Acuerdo marco de proveedores permite la centralización de contratos en una única plataforma. Almacenar los contratos de esta forma facilita su seguimiento y, entre otras cosas, permite un acceso mucho más rápido a los datos que necesitamos.
Una herramienta de selección, que evita errores
Centralizar los datos no sólo ahorra tiempo, sino que también permite desarrollar una herramienta de referencia de contratos basada en las diferentes cláusulas y ortografía de los contratos.
La información proporcionada por dicha herramienta facilita la comparación entre contratos y permite así seleccionar el contrato más adecuado.
Por último, la introducción de procesos automatizados ayuda a evitar errores que siempre pueden colarse en el diseño y redacción de contratos redactados de forma tradicional, sin la ayuda de un software de gestión.
De procedimientos simplificados
El uso del software de gestión de tipos CLM permite simplificar y asegurar los procedimientos. Funcionalidades específicas permiten acelerar las negociaciones hasta la firma del contrato.
Asimismo, periódicamente se activarán herramientas automatizadas para validar, modificar o rechazar un contrato. Estas aprobaciones automáticas, denominadas flujos de trabajo, facilitan la revisión del contrato desde la fase de preparación hasta la firma electrónica.
También permiten la validación del contrato en mejores condiciones.
una ejecución del contrato facilitado
Una vez firmado, se debe controlar la ejecución del contrato. También en este caso el software de gestión resulta muy útil. De hecho, los afectados son notificados automáticamente tan pronto como sea necesario dar un paso importante, como una extensión del contrato o un plazo de pago.
Este seguimiento automatizado de los hitos del contrato le permite centrarse en otras tareas mientras espera que se produzcan y evita muchos descuidos.
Cruce Datos
Comparando los datos de varios contratos, es posible identificar defectos y riesgos ocultos y seleccionar los documentos más adecuados para una zona geográfica específica, una política de precios específica o incluso la mención de determinadas cláusulas.
Sin embargo, el software de gestión facilita mucho este trabajo de recopilación y comparación. Su sofisticado motor de búsqueda le permite ofrecer las respuestas más adecuadas a la consulta planteada en base a unas pocas palabras clave. En este sentido, el software favorece la toma de decisiones.
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¿Cómo gestionas adecuadamente tus contratos con un CLM?
La gestión de contratos es una parte esencial para cualquier empresa y, hacerlo de manera adecuada, es clave para evitar problemas futuros. Con el avance de la tecnología y la digitalización de los procesos, hoy en día es posible contar con herramientas eficientes para facilitar esta tarea. Una de ellas es el Contrato de Gestión de Ciclo de Vida (CLM, por sus siglas en inglés Contract Lifecycle Management), una solución que permite el manejo inteligente y eficiente de los contratos.
¿Qué es un CLM?
Un CLM es un conjunto de procesos y sistemas que permiten gestionar todos los aspectos relacionados con los contratos de una organización, desde la creación y negociación hasta su finalización. Este software ayuda a las empresas a optimizar sus procesos de contratación, generar eficiencia y minimizar riesgos legales.
Además, un sistema CLM permite tener un control centralizado y en tiempo real sobre todos los contratos de una empresa. Esto facilita la búsqueda, el seguimiento y la generación de informes, lo que ahorra tiempo y mejora la productividad.
Beneficios de utilizar un CLM
- Mayor eficiencia: Un CLM permite automatizar numerosas tareas y reducir la dependencia de procesos manuales. Esto agiliza el flujo de trabajo y reduce los errores.
- Ahorro de tiempo: La automatización de la gestión de contratos con un CLM permite ahorrar tiempo en tareas rutinarias como la redacción y firma de documentos, facilitando una ejecución más rápida y eficaz.
- Mayor visibilidad: Gracias a un CLM, es posible tener una visión completa y en tiempo real de todos los contratos de la organización. Esto facilita la toma de decisiones, la gestión de plazos y el seguimiento de obligaciones contractuales.
- Reducir riesgos legales: Un CLM ayuda a garantizar el cumplimiento de los términos y condiciones establecidos en los contratos, lo que minimiza los riesgos legales y asegura el cumplimiento de las obligaciones y derechos de las partes involucradas.
Claves para una adecuada gestión de contratos con un CLM
Para aprovechar al máximo los beneficios de un CLM, es importante seguir algunas claves de gestión:
- Estandarizar procesos: Establecer flujos de trabajo y procesos estandarizados para la creación, negociación, aprobación y archivo de contratos.
- Automatizar tareas: Utilizar la automatización para agilizar tareas como la generación de documentos, la firma digital y el recordatorio de vencimientos y renovaciones.
- Mantener un repositorio centralizado: Almacenar todos los contratos en un único lugar accesible para todos los usuarios autorizados, lo que facilita la búsqueda y el seguimiento.
- Establecer notificaciones y recordatorios: Configurar alertas y notificaciones para estar al tanto de las fechas de vencimientos, pagos y renovaciones de contratos.
- Integrar con otras herramientas: Una solución CLM integrada con otras herramientas como CRM (Customer Relationship Management) o ERP (Enterprise Resource Planning) permite una gestión más eficiente y coherente de los contratos.
Gestionar adecuadamente tus contratos con un CLM te ayudará a maximizar la eficiencia de tu empresa, reducir riesgos legales y ahorrar tiempo y recursos. No esperes más, investiga las mejores opciones en el mercado y elige una solución CLM que se adapte a tus necesidades.
Fuentes: