Destrucción de archivos: normas y procedimientos a seguir

La destrucción de archivos corporativos es un proceso delicado que algunos directivos temen. Además de los requisitos legales de retención, conservar ciertos recibos puede resultar tranquilizador de varias maneras. Sin embargo, dado el creciente número de archivos y espacios de almacenamiento, que no siempre son ampliables, se hace necesaria la destrucción de algunos de ellos. ¿Qué archivos pueden entonces destruirse? ¿Cuáles deberías conservar definitivamente? ¿Cómo se deben destruir los archivos?

¿Cuándo es necesario destruir tus archivos?

Las reglas de conservación no son las mismas para todos los tipos de documentos. La ley estipula una vida útil mínima para cada tipo de papel:

Documentos fiscales

Se deben conservar libros, registros de compras y ventas, facturas de proveedores, contratos, arrendamientos, registros de almacenes y bonos, y otros tipos de documentos tributarios. durante al menos 6 años. Este plazo vence:

• La fecha de creación de los documentos o pruebas;
• La fecha de la última transacción registrada en los registros o libros.

Por ejemplo, los registros fiscales relacionados con los ingresos y las actividades comerciales en 2020 deben conservarse al menos hasta finales de 2026. Por favor tenga en cuenta esto En el caso de fraude fiscal, los plazos de retención se amplían a 10 añosTrabajo oculto, falta de declaración u otras actividades ilegales.

Documentos contables

Los registros contables deben conservarse durante 10 años. desde la fecha de cierre del ejercicio. Esto incluye documentos como:

• El libro del diario;
• El Libro Grande;
• El libro de inventario;
• formularios de pedido o recibo;
• Facturas de clientes y proveedores.

Documentos civiles y comerciales

Esto depende del tipo de documento. Deben conservarse los contratos de adquisición o transferencia de bienes inmuebles y terrenos. durante al menos 30 años. En lo que respecta a los contratos de correspondencia comercial, documentos bancarios, documentos de transporte de mercancías y documentos relacionados con la propiedad intelectual, el plazo legal es de 5 años.

Documentos relacionados con la gestión de personal.

Los siguientes documentos deben conservarse durante un período de tiempo. Plazo mínimo de 5 años. :

• nómina de sueldos;
• El registro uniforme de personal;
• documentos relacionados con contratos de trabajo, salarios, bonificaciones, asignaciones, saldos de cuentas y planes de jubilación;
• Denuncia de accidentes de trabajo al seguro básico de salud;
• Avisos de observación o advertencia de la inspección del trabajo;
• Los informes de control y revisión del Comité Económico y Social.

Además, está obligado a conservar los recibos de las cotizaciones a la seguridad social y de los impuestos sobre la nómina durante tres años.

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¿Qué documentos nunca deben destruirse?

Algunos documentos no deben destruirse bajo ninguna circunstancia. Estos son:

• Documentos legales de la empresa;
• expedientes de pensiones y pensiones;
• declaraciones y evidencias de compra o venta de inversiones;
• Informes de auditoría certificados;
• documentos fiduciarios;
• Poderes notariales.

Se recomienda guardarlos en una carpeta o carpeta, lejos del fuego, en una caja fuerte.

Además, independientemente del tipo de documento, la empresa también podrá optar por exceder los plazos previstos por la ley en función de sus necesidades empresariales (transferencia de conocimiento, almacenamiento interno, etc.). En cualquier caso, antes de destruir un lote de documentos, deberá Pídale consejo a su abogado o contador.

Cómo destruir tus archivos ?

No es una buena idea tirar los archivos a la basura, ya que estos documentos pueden terminar en las manos equivocadas. Las consecuencias pueden ser catastróficas, ya sea para la empresa o sus directivos. Por tanto, el proceso debe realizarse manteniendo la confidencialidad de los archivos legalmente exigida.

Para la destrucción propiamente dicha de archivos, recurrir a los servicios de una empresa especializada sigue siendo la solución más adecuada.

El certificado de destrucción: un documento legal imprescindible

La destrucción de archivos confidenciales deberá documentarse mediante un certificado de destrucción. Este documento enumera en una tabla los distintos documentos destruidos, la fecha, el nombre de la empresa, el tamaño de los archivos, etc. Las empresas públicas pueden montarlo ellas mismas. En el caso de las empresas privadas, esto sólo lo puede realizar un proveedor de servicios externo.

¿Qué responsabilidad tiene el director de la empresa a la hora de destruir archivos?

La ley exige que los gerentes de la empresa se aseguren de que se tomen todas las medidas para garantizar que la información confidencial no se vea comprometida. Por lo tanto, incluso si la destrucción se confía a un tercero, el responsable sigue siendo penalmente responsable de la divulgación de datos personales. Por este motivo, se recomienda encarecidamente que la operación se realice in situ en la empresa.

Incluso si elige un proveedor de servicios confiable, no hay garantía de que los documentos sean destruidos una vez que estén fuera del sitio. Por lo tanto, lo mejor es transportar un camión trituradora directamente a las instalaciones de la empresa. A continuación, se destruyen in situ los documentos, CD, discos duros y todos los demás archivos. Luego los residuos se transfieren a contenedores seguros.

Por último, opte por la destrucción de archivos respetuosa con el medio ambiente un proveedor de servicios que recicla residuos.

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Publicado originalmente el 10 de junio de 2021 a las 5:26:31 p.m.